ارتباطات سریع و مؤثر کلید موفقیت کسبوکارها در دنیای امروزی است که باید توجه ویژهای به آن شود. نرم افزار چت سازمانی یکی از ابزارهای کاربردی برای ایجاد ارتباطات کارآمد و امن در بخشهای داخلی سازمان است که جان تازهای به تعاملات درونسازمانی بخشیده است. این برنامهها نقش مهمی در افزایش بهرهوری و بهبود روحیه تیمی دارد و چالشهای موجود در ارتباطات سنتی را به حداقل میرساند. در این مقاله میخواهیم به معرفی این نرم افزارها بپردازیم و ویژگیها و کاربردهای آن را بررسی کنیم.
در گذشته ارتباطات غیررسمی میان بخشهای مختلف سازمان از طریق مراجعه حضوری یا تماس تلفنی صورت میگرفت. اگرچه استفاده از این روشها در زمان خود در پیشبرد بخش مهمی از کارها مؤثر بود، اما اِشکالاتی نیز داشت که نتیجه آن اتلاف زمان و هزینه سازمان بود؛ زیرا امکان اشتباه در انتقال پیام شفاهی یا تلفنی وجود داشت و ممکن بود بخشی از اطلاعات از دست برود یا بهدرستی منتقل نشود.
با پیشرفت تکنولوژی، فکری هم به حال ارتباطات داخلی سازمانها شد و نرمافزارهایی برای سهولت انتقال پیام میان کارمندان طراحی شد. پیام رسان سازمانی با هدف تبادل اطلاعات در بخشهای مختلف سازمان پا به عرصه وجود گذاشت و در مدتزمان کوتاهی به محبوبیت رسید. در ادامه میخواهیم ضمن معرفی این ابزار، شما را با یکی از بهترین پیامرسانها نیز آشنا کنیم؛ پس تا پایان ما را همراهی کنید.
پیام رسان سازمانی (نرم افزار چت سازمانی) چیست؟
پیام رسان سازمانی یا نرم افزار چت سازمانی ابزاری کاربردی برای انتقال پیام و برقراری ارتباطات درونسازمانی است. این نرمافزار با هدف بهبود کیفیت و افزایش سرعت تعاملات داخلی سازمان طراحی شده است تا کارمندان بتوانند در کمترین زمان با هم ارتباط برقرار کنند. از طریق این پیام رسان شما میتوانید فایلهای موردنظر خود را با سایر اعضای تیم در محیطی امن به اشتراک بگذارید و با دیگران گفتوگو کنید.
چرا سازمانها باید از پیام رسان سازمانی استفاده کنند؟
نمیتوان انکار کرد که بخش عظیمی از فعالیتهای هر سازمان به تعاملات میان کارکنان بستگی دارد. اگرچه قسمتی از این کارهای درونسازمانی بهراحتی با انتقال شفاهی پیام انجام میشود، اما در این روش گاهی کارها بر وفق مراد پیش نمیرود. ازاینرو برای سهولت ارتباطات میان بخشهای داخلی و صرفهجویی در زمان و انرژی کارمندان میتوان از نرم افزار چت سازمانی استفاده کرد که امکانات متعددی دارد.
ممکن است از خود بپرسید که استفاده از پیامرسانهای عمومی چه مشکلی دارد و چرا یک سازمان باید از نرم افزار چت سازمانی استفاده کند؟ در پاسخ به این پرسش باید بگوییم که استفاده از پیامرسانهای عمومی گاهی در سازمانها مشکلساز میشود و چالشهای مختلفی برای پرسنل ایجاد میکند. بهکارگیری این ابزار امکان درز اطلاعات و ریسک انتقال اسناد محرمانه را افزایش میدهد و مدیریت ارتباطات را با مشکل مواجه میکند. همچنین تبادل اطلاعات در پیامرسانهای عمومی مراتب خاصی ندارد و امکان سوءاستفاده شخصی از آنها نیز وجود دارد.
ازاینرو پیشنهاد میشود که سازمانها برای غلبه بر این مشکلات از این نرم افزارها استفاده کنند تا احتمال خطا در انتقال پیام کاهش پیدا کند. این پیام رسان در واقع نوعی نرم افزار چت سازمانی است که با کمک آن میتوان ارتباطات داخلی را مدیریت کرد، تعاملات را بهبود بخشید و ابهامات موجود در تبادل اطلاعات را از بین برد.
ویژگیها و امکانات یک نرم افزار چت سازمانی چیست؟
پیامرسانهای داخلی و خارجی مختلفی وجود دارد که با استفاده از آنها شما میتوانید ارتباطات داخلی خود را ارتقا دهید. اگرچه این ابزار اهداف یکسانی را دنبال میکنند و شباهتهای بسیاری دارند، اما اختلافاتی نیز میان آنها دیده میشود؛ بنابراین نمیتوان برای تمام پیامرسانهای سازمانی ویژگیهای مشترک در نظر گرفت. بااینحال در ادامه به برخی از ویژگیها و امکاناتی که در اکثر نرمافزارهای چت سازمانی مشاهده میشود، اشاره کردهایم.
ارسال پیامهای متنی
برقراری تماسهای صوتی و تصویری با کیفیت مناسب
برگزاری جلسات آنلاین
امکان اشتراکگذاری فایلها و اسناد
ایجاد کانالهای تخصصی و اتاقهای گفتوگو
امکان پاسخگویی به پیامها و دستهبندی آنها
ضبط جلسات و ارسال پیام متنی در حین برگزاری جلسه
سفارشیسازی محیط نرمافزار
تهیه گزارشهای کاربردی
بهاشتراکگذاری صفحهنمایش
استفاده از تقویم برای پیگیری جلسات و پروژهها
فراخوانی افراد به جلسه
اطلاعرسانی با ارسال نوتیفیکیشن هنگام دریافت پیام و رویداد جدید
امنیت بالا و رمزنگاری اختصاصی
قابلیت ادغام با سایر سامانهها
مزایای استفاده از مسنجر سازمانی
این نرم افزار ابزاری قدرتمند برای بهبود ارتباط کارمندان در واحدهای مختلف سازمان است. استفاده از این ابزار همچون دستیاری هوشمند به شما کمک میکند تا راحتتر وظایف خود را انجام دهید و عملکرد بهتری از خود در محیط کار نشان دهید. برخی دیگر از مزایای آن را در ادامه برایتان لیست کردهایم.
1- افزایش بهرهوری و تصمیمگیری سریعتر در کارها
با استفاده از نرم افزار چت سازمانی شما میتوانید بهصورت مستقیم با همکاران و مدیران خود در ارتباط باشید. این امر سبب کاهش زمان پاسخگویی و حذف واسطهها میشود که هم سرعت شما را بالا میبرد و هم احتمال خطا در انتقال پیام را کاهش میدهد.
2- امکان جستوجوی آسان اطلاعات
نرم افزار چت سازمانی یک فضای امن و یکپارچه برای تبادل اطلاعات ایجاد میکند. این ویژگی امکانی به شما میدهد تا هر وقت که اراده کردید در زمان کم به اطلاعات موردنظر خود دسترسی پیدا کنید.
3- حفاظت از امنیت اطلاعات
از مهمترین مزایای ایجاد محیطی امن برای انتقال پیام است. رمزگذاری قوی، کنترل دسترسیها و تبادل اطلاعات مطابق با استانداردهای امنیتی از اصلیترین مشخصههای این نرمافزار است.
4- کاهش حجم ایمیلها
زمانیکه ارتباطات درونسازمانی خود را در پیام رسان سازمانی مدیریت کنید، حجم ایمیلها کمتر میشود؛ زیرا بخش قابلتوجهی از پیامها در این برنامه ارسال میشود. با این کار امکان رسیدگی به ایمیلهای دیگر و پاسخگویی به آنها راحتتر صورت میگیرد.
5- بهبود همکاری میان اعضای تیم
مسنجر ابزاری دارد که با استفاده از آن شما میتوانید با همکاران خود گفتوگو کنید و نظرات و ایدههای خود را به اشتراک بگذارید. امکان انتقال انواع فایل و برگزاری جلسات آنلاین از دیگر امکانات نرم افزار چت سازمانی است که روحیه کار گروهی را میان کارکنان تقویت میکند.
6- کاهش هزینههای سازمان
یکی دیگر از مزایای پیام رسان سازمانی، کاهش هزینههای سازمان جهت برقراری ارتباط میان واحدهای مختلف است. استفاده از این نرمافزار هزینههای تماس تلفنی، برگزاری جلسات حضوری و آنلاین را کاهش میدهد و با امکانات پیشرفتهای که دارد شما را از خرید سایر ابزار بینیاز میکند.
7- تسهیل مدیریت پروژهها و کنترل ارتباطات
بهلطف پیام رسان سازمانی کارمندان میتوانند روابطی شفاف و مؤثر با یکدیگر داشته باشند و با دسترسی به کانالهای اختصاصی، پروژههای خود را مدیریت کنند. به کمک این نرمافزار میتوان در موارد ضروری به اطلاعات مبادلهشده دسترسی داشت تا مشکلات موجود را شناسایی و برطرف کرد.
8- انعطافپذیری و سهولت استفاده
مزیت دیگر پیام رسان سازمانی، کاربری آسان آن است. این پیامرسان هیچ پیچیدگی خاصی ندارد و تمام کارکنان در هر زمان و مکانی و با هر دستگاهی میتوانند از آن استفاده کنند.
مزایای پیام رسان سازمانی ایرانی نسبت به پیام رسانهای دیگر
پیام رسان سازمانی را میتوان به یک دفتر کار مجازی تشبیه کرد که بهواسطه آن میتوان ارتباطات واقعی را مدیریت کرد. این نرم افزار بستری ایجاد میکند تا کارمندان هر زمان که بخواهند به اطلاعات ضروری ردوبدل شده دسترسی داشته باشند و ارتباطات خود را سروسامان دهند. پیامرسانهای سازمانی متعددی در جهان وجود دارد که استفاده از آنها چابکی در ارتباطات را برای کسبوکارتان بهدنبال دارد. اما به دلایلی که در ادامه ذکر کردهایم استفاده از پیام رسان سازمانی ایرانی برای کاربران ایرانی نسبت به نمونههای خارجی، کارآمدتر است.
پیامرسانهای خارجی معمولاً از زبان فارسی پشتیبانی نمیکنند که این امر کار را برای برخی از کارمندان سخت میکند. درحالیکه پیام رسان سازمانی ایرانی منطبق بر زبان فارسی و فرهنگسازمانیِ داخلی طراحی شده و با نیازهای کاربر ایرانی سازگارتر است.
استفاده از پیامرسان ایرانی امکانی به شما میدهد تا در صورت بروز مشکل از تیم پشتیبانی کمک بگیرید و مشکلات موجود را برطرف کنید.
برای استفاده از برخی از پیامرسانهای خارجی نیاز به پرداخت دلاری است که برای سازمان گران تمام میشود. درحالیکه پیام رسان سازمانی ایرانی را میتوان با هزینه کمتر تهیه کرد.
پیامرسانهای ایرانی بهدلیل طراحی بهینه، اینترنت کمتری استفاده میکنند و ازاینجهت نیز هزینه کمتری برای سازمان دارد.
برخی از پیامرسانهای ایرانی قابلیتهای ویژهای دارند که با فرهنگسازمانی کسبوکارهای ایرانی انطباق بیشتری دارد.
بهترین پیام رسان سازمانی برای شرکتها
پیام رسان سازمانی Today connect یکی از بهترین نرمافزارهای چت سازمانی ایرانی است که امکانات گستردهای دارد. این نرمافزار قابلیتهای متعددی دارد و ابزاری عالی برای برقراری ارتباط میان تیمهای سازمانی است. بات هوشمند دستیار منابع انسانی، تقویم سازمانی، دسترسی به تاریخچه پیامها، مدیریت کاربران، جستوجوی پیشرفته و اشتراکگذاری اسناد برخی از امکانات تودی کانکت است که به ارتباطات درونسازمانی شما رنگوبوی تازهای میدهد. این نرمافزار چت سازمانی محدودیتهای روشهای سنتی برقراری ارتباطات مانند تماس تلفنی، مکاتبات کتبی، ایمیل و فکس را از میان برمیدارد و هماهنگی میان تیمها را افزایش میدهد.
سخن پایانی
پیام رسان سازمانی حلقه گمشده ارتباطات داخلی سازمانها بود که با طراحی آن تعاملات بین کارمندان شکل جدیدی به خود گرفت. این نرم افزار چت سازمانی بستری مطمئن برای انتقال پیام و تبادل اطلاعات در اختیار اعضای تیم قرار میدهد و با امکاناتی که دارد سبب افزایش بهرهوری سازمان میشود. تودی کانکت یکی از بهترین پیامرسانهای سازمانی است که مطابق با نیاز کاربران طراحی شده و کاربری آسانی دارد. برای استفاده از این نرمافزار و کسب اطلاعات بیشتر درباره آن با کارشناسان ما در تماس باشید.
سؤالات متداول
1- پیام رسان سازمانی چیست؟
پیام رسان سازمانی ابزاری قدرتمند برای مدیریت ارتباطات داخلی در هزاره سوم است که به انتقال درست و شفاف اطلاعات میان کارمندان کمک میکند.
2- چرا سازمانها باید از پیام رسان سازمانی استفاده کنند؟
زیرا پیام رسان سازمانی فضایی امن با ابزارهای پیشرفته برای انتقال پیام در اختیارتان قرار میدهد و ریسک افشای اطلاعات محرمانه را کاهش میدهد.
3- مزایای استفاده از پیام رسان سازمانی چیست؟
پیامرسانهای ایرانی متناسب با فرهنگ ایرانی و زبان فارسی طراحی شدهاند و قیمت مناسبتری دارند.