آموزش ثبت و حذف اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب

ثبت یا حذف اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب یکی از ابتدایی‌ترین کارهایی است که هر اپراتور، مسئول منابع انسانی یا کاربر دستگاه باید یاد بگیرد. آشنایی با این مراحل برای ثبت اطلاعات یک پرسنل جدید، حذف اثر انگشت کارکنانی که دیگر در سازمان حضور ندارند، می‌تواند از بروز خطا، اتلاف وقت و حتی مشکلات قانونی جلوگیری کند.
اگرچه نحوه کار با این دستگاه‌ها ممکن است با توجه به مدل و برند متفاوت باشد، اما اصول کلی در بیشتر مدل‌های دستگاه‌ انگشت زنی مشابه بوده و با کمی تمرین می‌توان به ‌سادگی این فرایند را انجام داد. در ادامه به ‌صورت قدم به قدم، مراحل ثبت و حذف اثر انگشت را با زبانی ساده و قابل اجرا توضیح می‌دهیم.

ثبت اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب چگونه انجام می‌شود؟

ثبت اثر انگشت بر روی دستگاه حضور غیاب از دو روش نرم افزاری (اتصال به کامپیوتر) و مستقل (بر روی خود دستگاه) امکانپذیر است. اکثر دستگاه‌های حضور و غیاب، به ‌خصوص مدل‌های انگشتی، با یک منوی تنظیمات داخلی کار می‌کنند و برای ثبت اثر انگشت، معمولاً مراحل زیر طی می‌شود:

1. ورود به منوی تنظیمات دستگاه
   ابتدا با استفاده از رمز عبور مدیر، کارت مدیر یا اثر انگشت ادمین وارد بخش منو شوید. در برخی مدل‌ها مانند ZKTeco ، دکمه MENU یا OK برای ورود استفاده می‌شود.
2. رفتن به بخش کاربران 
   به بخش کاربران (User Management یا User Enroll ) و سپس گزینه ثبت کاربر جدید (گزینه‌هایی مانند Add User یا New User) را را انتخاب کنید.
3. وارد کردن شناسه پرسنلی  (User ID)
   در صفحه بازد شده باید یک کد یا شماره پرسنلی به هر شخص اختصاص دهید. هر فرد باید یک کد یکتای عددی داشته باشد که به عنوان شناسه در دستگاه ثبت می‌شود.
4. انتخاب نوع احراز هویت 
   در بخش بعدی باید نوع احراز هویت (کارت، رمز، انگشت، چهره) را انتخاب نمائید و شما باید گزینه Finger  ای اثر انگشت را انتخاب کنید. سپس دستگاه از کاربر می‌خواهد که اثر انگشت را چند مرتبه روی سنسور قرار دهید تا ثبت کامل شود (معمولاً ۳ بار برای دقت بیشتر).
5. ذخیره اطلاعات و خروج از منو

نکته مهم:  اگر شخصی پوست دست خشکی دارد یا انگشت آسیب‌دیده‌ای دارد، بهتر است از انگشت میانی یا انگشت اشاره دست دیگر استفاده کند. همچنین بهتر است از دستگاه‌های حضو رو غیاب با سنسورهای اثر انگشت جدید با الگوریتم نوری پیشرفته استفاده شود.

ثبت اثر انگشت در برندهای معروف دستگاه حضور و غیاب

ZKTeco
نحوه کار با دستگاه حضور غیاب انگشتی  مدل زدکی بسیار ساده است. در این دستگاه‌ها، پس از ورود به منوی Enroll، نوع کاربر را مشخص کرده و اثر انگشت ثبت می‌شود. امکان تعریف چند اثر برای یک شخص (مثلاً دو انگشت یا بیشتر) نیز وجود دارد.

Suprema
معمولاً از طریق نرم‌افزار BioStar نیز امکان ثبت اثر از طریق کامپیوتر و سپس انتقال به دستگاه وجود دارد.

FingerTec
در مدل‌های قدیمی، مراحل مشابه ZKTeco هستند ولی مدل‌های جدید قابلیت اتصال به PC برای تعریف کاربر دارند.

حذف اثر انگشت از دستگاه حضور و غیاب

ممکن است یکی از کارکنان شرکت شما دیگر همکاری نداشته باشد یا نیاز به تعویض روش شناسایی او باشد. در این صورت باید اثر انگشت او را از روی دستگاه حذف کنید.

1. وارد منوی مدیریت کاربران شوید
   در این بخش، لیست کاربران ثبت ‌شده با کد پرسنلی‌شان نمایش داده می‌شود.
2. کاربر مورد نظر را انتخاب کنید. 
3. گزینه Delete یا Remove را انتخاب نمایید
   معمولاً چند گزینه برای حذف وجود دارد: حذف فقط اثر انگشت، حذف تمام اطلاعات کاربر (اثر انگشت، کارت، رمز عبور)، حذف کاربر از سیستم بدون حذف اثرات از لاگ‌ها
4. تأیید نهایی
   با فشردن کلید OK یا Yes، عملیات حذف انجام می‌شود.

فیلم‌های آموزشی برای ثبت اثر انگشت دستگاه حضور غیاب

برای اینکه مراحل بالا را به ‌صورت تصویری ببینید، پیشنهاد می‌کنیم این ویدیوهای کاربردی را نیز مشاهده کنید:

• تعریف کاربر و اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب F70
• آموزش تعریف کاربر و اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب MB20

نکات مهم افزایش دقت دستگاه حضور غیاب در شناسایی اثر انگشت

دستگاه‌های حضور و غیاب انگشتی اگرچه از تکنولوژی نسبتاً دقیقی بهره می‌برند، اما عوامل متعددی می‌توانند باعث عدم شناسایی صحیح اثر انگشت یا ایجاد خطا در ورود و خروج شوند. در ادامه مهم‌ترین توصیه‌ها را برای بهبود عملکرد این دستگاه‌ها ارائه می‌دهیم:

1. استفاده از انگشت مناسب برای ثبت اولیه
   همه‌ انگشت‌ها برای ثبت در دستگاه مناسب نیستند و بهتری از بهترین کیفیت و نمونه استفاده نمائید. برای اینکار پیشنهاد می‌شود:
   •    در صورت امکان، از انگشت اشاره یا میانی استفاده کنید.
   •    اگر یکی از انگشتان دارای بریدگی، زخم یا ضخامت پوست زیاد است، از انگشت دست دیگر استفاده شود.
   •    برای اطمینان بیشتر، دو یا سه اثر انگشت مختلف برای هر کاربر ثبت کنید.
2. تمیز نگه داشتن سنسور اثر انگشت
   سطح سنسور دستگاه اگر با گرد و غبار، چربی، عرق یا اثرات قبلی انگشتان پوشانده شده باشد، دقت شناسایی به شدت کاهش می‌یابد.
   •    حداقل هفته‌ای یک‌بار، سطح سنسور را با دستمال میکروفایبر خشک یا مرطوب با الکل ایزوپروپیل تمیز کنید.
   •    هرگز از دستمال زبر یا خیس استفاده نکنید، چون به سنسور آسیب می‌زند.
3. پرهیز از ثبت تردد با دست‌های خیس، چرب یا کثیف
   در بعضی موارد کاربرانی با شرایط زیر اقدام به ثبت تردد با اثر انگشت می‌کنند:
   •    با مواد روغنی، رنگی یا آلاینده سروکار دارند (مثلاً در خط تولید یا تعمیرگاه)
   •    پس از شست ‌و شو دست‌ها را خشک نکرده‌اند و با انگشت خیس تردد را ثبت می‌کنند.
   •    یا دستانشان عرق کرده است و در زمان ثبت حضور انگشت خود را پاک نمی‌کنند.
   این افراد ممکن است با خطای شناسایی روبه‌رو شوند. برای عملکرد بهتر دستگاه توصیه می‌شود:
   •    قبل از استفاده از دستگاه انگشت زنی، دست‌ها را تمیز و خشک کنند.
   •    از قرار دادن انگشت با فشار زیاد یا بسیار سبک روی سنسور خودداری کنند. فشار متوسط بهترین روش است.
4. استفاده از دستگاه در محیط مناسب : برخی دستگاه‌های انگشت زنی برای محیط‌های صنعتی یا با رطوبت بالا طراحی نشده‌اند و برای استفاده از این دستگاه‌ها در شرایط خاص مانند محیط‌های با دمای خیلی بالا یا پایین، فضای باز، مجاورت باران یا نور مستقیم خورشید و یا مکان‌های پرگردوغبار یا پرچربی،  بهتر است از مدل‌های ضدآب IP65 یا بالاترو یا مدل‌های دارای سنسور نوری پیشرفته استفاده شود.
5. بروزرسانی نرم‌افزار و الگوریتم شناسایی کاربر: برخی دستگاه‌ها امکان آپدیت نرم‌افزاری دارند و با بروزرسانی الگوریتم شناسایی جدیدتر و دقیق‌تری احتمال بروز خطای شناسایی کاهش می‌یابد. برای بروزرسانی، از وب‌سایت رسمی برند دستگاه یا شرکت پشتیبان نرم‌افزار حضور و غیاب استفاده کنید.
6. بررسی و آموزش کاربران در استفاده صحیح: گاهی مشکل نه از دستگاه، بلکه از نحوه استفاده کاربران است. برای مثال برخی افراد انگشت را خیلی سریع یا در زاویه نادرست روی سنسور قرار می‌دهند. برخی دیگر فشار زیادی وارد می‌کنند یا انگشت را کامل روی سنسور نمی‌گذارند. برای جلوگیری از مشکلات احتمالی در شروع کار، یک بار برای همه کارکنان آموزش بگذارید یا ویدیویی کوتاه تهیه کنید که نحوه صحیح انگشت ‌زدن را نشان دهد.
7. استفاده از سنسورهای پیشرفته در دستگاه‌های جدید: برخی برندها مانند Suprema، ZKTeco  یا Nitgen از سنسورهای پیشرفته‌ای استفاده می‌کنند که پوست‌های خشک، زخمی یا حتی کثیف را بهتر تشخیص می‌دهند، سرعت اسکن بالاتری دارند و خطای شناسایی را تا حد زیادی کاهش می‌دهند.

اگر دستگاه فعلی سازمان شما قدیمی است یا با مشکلات مکرر مواجه هستید، تعویض آن با یک دستگاه انگشت زنی حضور و غیاب مدرن گزینه‌ای هوشمندانه خواهد بود.

اگر مدیر یک سازمان یا اپراتور دستگاه حضور و غیاب هستید، آشنایی  نحوه ثبت و حذف اثر انگشت یکی از ضروری‌ترین آموزش‌هایی است که باید یاد بگیرید. این موضوع نه‌ تنها به شما در مدیریت بهتر پرسنل کمک می‌کند، بلکه باعث کاهش خطای انسانی و افزایش امنیت سیستم حضور و غیاب خواهد شد.