توسط :
زمانی که کسب‌وکارها به استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب روی می‌آورند، یک پرسش حیاتی پیش می‌آید: آیا داده‌های مالی شرکت در خارج از حصار امن دفاتر و سرورها به خوبی محافظت می‌شوند؟ در نگاه نخست، راحتی دسترسی و به‌روزرسانی خودکار اطلاعات مزایای آشکاری دارند. اما مدیران مالی و حسابداران باید بدانند که این آزادی، در کنار چالش‌های جدید امنیتی نیز است. برای مثال، وبلاگ رایورز به‌عنوان مرجع تخصصی فعال در حوزه فناوری مالی، بر اهمیت تنظیم دقیق سیاست‌های امنیتی در این پلتفرم‌ها تاکید کرده است. در ابتدا باید بدانیم «حسابداری مالی چیست». به طور خلاصه، حسابداری مالی مجموعه‌ای از فرآیندها و اصول است که وظیفه ثبت، طبقه‌بندی و گزارش رویدادهای مالی یک شرکت را بر عهده دارد. معمولاً منابع آموزشی و جزوه حسابداری مالی مبانی این فعالیت‌ها را توضیح می‌دهند، و حتی فایل‌های رایگان تحت عنوان حسابداری مالی PDF نیز در اینترنت پیدا می‌شوند که بیشتر به مفاهیم پایه و قوانین آماری می‌پردازند. اما باید توجه داشت که آموزش سنتی حسابداری بدون پرداختن به ملاحظات امنیتی ناقص است؛ به این معنا که دانش صرفاً حسابداری مالی برای مدیریت مؤثر اطلاعات مالی کافی نیست و باید با دانش فناوری اطلاعات ترکیب گردد. در این مقاله، به بررسی ضرورت حفاظت از اطلاعات مالی در سیستم‌های آنلاین و روش‌های ارزیابی امنیت نرم‌افزارهای حسابداری مبتنی بر وب می‌پردازیم تا مدیران مالی با چشمی باز تصمیم‌گیری کنند.
ضرورت امنیت اطلاعات در حسابداری مالی مبتنی بر وب
اطلاعات مالی، از حساس‌ترین دارایی‌های هر سازمان است و لزوم حفظ محرمانگی و یکپارچگی آن غیرقابل انکار است. نرم افزار حسابداری مالی به دلیل ذخیره و پردازش تراکنش‌های مالی (مانند فاکتورها، صورتحساب‌ها و ثبت‌های بانکی) در معرض تهدیدات متعددی قرار دارند. در صورت نقض امنیت این سیستم‌ها، خسارات مالی سنگینی به سازمان‌ها وارد می‌شود و اعتماد مشتریان آسیب می‌بیند. به‌خصوص هنگامی که نرم‌افزار حسابداری روی سرورهای ابری اجرا می‌شود، داده‌های شما خارج از کنترل فیزیکی مستقیم شرکت قرار می‌گیرد. برای مثال، اگر برنامه‌ریز مالی یا حسابدار از رایانه خود به سامانه وصل شود، باید بداند که امن بودن این اتصال در گرو تصمیمات ارائه‌دهنده خدمات ابری است. همان‌طور که در یک مقاله تخصصی آمده است، صدور دسترسی به داده‌ها در بیرون از سازمان به منزله انتقال ریسک است.
علاوه بر این، یافته‌های یک منبع فارسی نشان می‌دهد که بخش زیادی از دسترسی‌های غیرمجاز به اطلاعات در درون سازمان‌ها اتفاق می‌افتد. به عبارت دیگر، نشت اطلاعات گاهی نتیجه خطای انسانی یا اقدامات خودکار کارکنان است. به همین دلیل، صرف پنهان‌سازی فیزیکی داده‌ها کافی نیست؛ نیاز است مکانیزم‌های ردیابی و کنترل داخلی نیز فعال شوند. در مجموع، ترکیب حساسیت بالای اطلاعات مالی و احتمال رخنه داخلی یا خارجی، مدیران مالی را ملزم می‌کند یک ارزیابی جدی و مستمر از امنیت این سیستم‌ها داشته باشند.
تهدیدات امنیتی رایج
سیستم‌های حسابداری تحت وب با مجموعه‌ای از تهدیدات تهدید می‌شوند که در ادامه به برخی از مهم‌ترین آنها اشاره می‌کنیم:
حملات سایبری: نفوذگران سایبری از روش‌های مختلفی برای سرقت یا تخریب اطلاعات مالی استفاده می‌کنند. حملات فیشینگ (نظیر ارسال ایمیل‌های جعلی) برای سرقت نام کاربری و گذرواژه، باج‌افزارها که فایل‌ها را قفل می‌کنند و درخواست باج می‌دهند، و تزریق SQL به پایگاه‌داده برای استخراج یا تغییر اطلاعات، نمونه‌هایی از این حملات هستند. حتی حملات انکار سرویس توزیع‌شده (DDoS) می‌توانند با پر کردن سرورها از درخواست‌های ساختگی، دسترسی کاربران مجاز را مختل کنند. بررسی‌های میدانی نشان می‌دهد که سیستم‌های حسابداری مالی بدون تدابیر پیشگیرانه، مستعد چنین خطراتی هستند.
خطاهای انسانی: فقدان آموزش کافی و بی‌توجهی کارکنان نقش بزرگی در نقض امنیت ایفا می‌کند. کارمندان ممکن است اطلاعات را به‌طور ناخواسته با دیگران به اشتراک گذارند، یا به‌روزرسانی نرم‌افزاری را نادیده بگیرند. انتخاب رمز عبور ضعیف یا عدم استفاده از نگه‌دارنده‌های کلمه عبور (Password Managers)، حساب‌ها را در برابر حملات تجزیه و حدس آسیب‌پذیر می‌کند. همچنین گزارش شده است که درصد بالایی از سرقت‌های داده درون سازمان اتفاق می‌افتد، که نشان می‌دهد بهسازی شیوه کار پرسنل به اندازه پیاده‌سازی راهکارهای تکنیکی اهمیت دارد.
مشکلات سخت‌افزاری و رویدادهای فیزیکی: وابستگی به تجهیزات محلی (مانند کامپیوتر یا سرور) می‌تواند تبعات خطرناکی داشته باشد. برای مثال، اگر لپ‌تاپ یا دستگاه کاربری شما دزدیده شود یا دچار آسیب سخت‌افزاری شود، داده‌های محلی ممکن است غیرقابل بازیابی باشند. در عوض، وقتی داده‌ها روی فضای ابری ذخیره می‌شوند، حتی در صورت سرقت سخت‌افزار محلی، دسترسی هکرها به اطلاعات مالی دشوار می‌شود. همچنین، هنگام بروز حوادثی مثل آتش‌سوزی یا سیل در دفتر، سرویس‌های ابری می‌توانند اطمینان دهند که عملیات کسب‌وکار با اختلال جدی مواجه نمی‌شود. با این حال، خود سرورهای ارائه‌دهنده ابری باید در برابر تهدیدات فیزیکی (مثل آتش‌سوزی یا نفوذ فیزیکی) ایمن باشند؛ لذا باید از ارائه‌دهندگانی استفاده شود که مستندسازی شفافی از سیاست‌های مرکز داده و طرح‌های بازیابی حوادث دارند.
معیارها و راهکارهای ارزیابی امنیت
برای ارزیابی درست امنیت یک نرم‌افزار حسابداری مالی تحت وب، باید چند بُعد کلیدی بررسی شود. نخست، لازم است بدانیم شرکت ارائه‌دهنده خدمات چه سطوح دسترسی و کنترل‌هایی ارائه می‌کند. به عنوان مثال، نرم‌افزار باید امکان تعریف دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) را داشته باشد تا به هر کاربر تنها اجازه مشاهده و ویرایش اطلاعات مجاز داده شود. همچنین باید فرآیندهای مدیریت حساب‌ها (مانند افزودن/حذف کاربران) را مورد بررسی قرار دهیم؛ سایت‌های تخصصی توصیه می‌کنند که نرم‌افزار قابلیت غیرفعال‌سازی فوری حساب کاربری کارکنان اخراج‌شده را داشته باشد. حتی برخی از پلتفرم‌های پیشرفته حسابداری مبتنی بر وب (از جمله رایورز) احراز هویت چندعاملی (MFA) را اجباری کرده‌اند تا پس از ورود با گذرواژه، کاربر کد دومی را نیز وارد کند؛ این کار خطر سوءاستفاده از گذرواژه لو رفته را به‌شدت کاهش می‌دهد.
عامل مهم دیگر، رمزنگاری داده‌ها است. یک نرم‌افزار امن اطلاعات را به‌صورت رمزنگاری‌شده در هنگام انتقال (مثلاً با پروتکل TLS/SSL) و در حال استراحت (Encryption at rest) ذخیره می‌کند. برای نمونه، بسیاری از ارائه‌دهندگان ابری از الگوریتم AES-256 استفاده می‌کنند که سطح امنیتی مشابه استانداردهای بانکی دارد. به علاوه، سازندگان باید از پشتیبان‌گیری خودکار و منظم داده‌ها اطمینان حاصل کنند تا در برابر باج‌افزار یا خرابی تجهیزات، امکان بازیابی سریع وجود داشته باشد.
یک عامل مهم دیگر معماری سرویس است: اغلب سیستم‌های ابری از فناوری چند مستاجمی استفاده می‌کنند که در آن داده‌های چند شرکت روی یک سخت‌افزار مشترک نگهداری می‌شود. در چنین مدلی ممکن است در صورت حمله به یکی از مشتریان، داده‌های سایرین نیز در معرض خطر قرار گیرد. بنابراین، توصیه می‌شود از ارائه‌دهندگانی استفاده شود که سازوکارهای ایزوله‌سازی قوی دارند (مثلاً سرورهای اختصاصی یا خوشه‌های مجزای ابری).
بطور خلاصه، نرم‌افزاری که برای آن ارزیابی انجام می‌شود باید ویژگی‌های امنیتی پایه‌ای را داشته باشد. جدول زیر مهم‌ترین این ویژگی‌ها را نشان می‌دهد:
| ویژگی امنیتی | شرح | مزیت |
|---|---|---|
| رمزنگاری داده‌ها | اطلاعات در حین انتقال و ذخیره‌سازی با الگوریتم‌های پیشرفته (مانند AES-256) رمزگذاری می‌شود. | در صورت سرقت داده‌ها، دسترسی غیرمجاز تقریباً غیرممکن می‌شود. |
| احراز هویت چندعاملی (MFA) | علاوه بر گذرواژه، نیاز به کد یکبارمصرف یا ابزار تأییدی دیگر دارد. | خطر هک شدن حساب با گذرواژه لو رفته را کاهش می‌دهد. |
| کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) | امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف برای حسابدار و مدیر مالی فراهم است. | فقط افراد مجاز به گزارش‌ها و تغییرات مالی دسترسی دارند. |
| پشتیبان‌گیری خودکار | تهیه منظم نسخه پشتیبان از داده‌ها (به صورت افزونگی و نسخه‌های تاریخی) | در برابر خرابی سخت‌افزار یا حمله باج‌افزار، اطلاعات حفظ می‌شوند. |
| دیوار آتش و نظارت (Firewall/IDS) | نظارت بلادرنگ بر ترافیک و شناسایی فعالیت‌های مشکوک. | حملات مخرب و تلاش نفوذ را پیش از وارد آوردن آسیب، متوقف می‌کند. |
| گزارش‌گیری و پیگیری رخداد (Audit Logs) | ثبت تمام دسترسی‌ها و تغییرات داده‌ها. | شفافیت کامل در فعالیت‌ها، تسهیل بازرسی امنیتی و کشف تقلب. |
با بررسی فهرست بالا، می‌توان معیارهای امنیتی را برای نرم‌افزار حسابداری مالی تحت وب ترسیم کرد. افزون بر این، توصیه می‌شود قبل از انتخاب هر سیستم جدید، استانداردهای بین‌المللی را در نظر بگیریم. به عنوان مثال، بسیاری از ارائه‌دهندگان معتبر وظایف خود را بر اساس استانداردهایی مانند ISO/IEC 27001 (مدیریت امنیت اطلاعات) یا SOC2 تنظیم می‌کنند. همچنین، نرم‌افزارهای تحت وب بهتر است با قوانین حریم خصوصی منطقه‌ای (مثل GDPR در اروپا) هم‌ساز باشند تا اطمینان حاصل شود داده‌های مالی مطابق قوانین نگهداری می‌شوند.
حسابداری ابری
حسابداری ابری را می‌توان یک بسط طبیعی حسابداری تحت وب دانست که تمام داده‌ها را در سرورهای ایمن ذخیره و پردازش می‌کند. در این مدل، کاربران می‌توانند از هر مکان و با هر دستگاهی به حساب‌های مالی دسترسی داشته باشند، بدون نیاز به نصب محلی نرم‌افزار. به طور خلاصه، فضای ابری یکی از امن‌ترین روش‌های ذخیره‌سازی داده به شمار می‌رود؛ برای مثال به گفته متخصصان، حتی در صورت دزدیده شدن یک لپ‌تاپ، دسترسی غیرمجاز به داده‌های حسابداری ابری دشوار است. همچنین با بروز حوادثی مانند آتش‌سوزی یا سیل در محل کار، اطلاعات مالی شما در سرورهای دورافتاده محفوظ می‌ماند و کسب‌وکار بدون وقفه به فعالیت ادامه می‌دهد. البته کاربر باید مطمئن باشد که زیرساخت‌های ابری ارائه‌دهنده نیز امن هستند؛ چرا که در این حالت، بررسی امنیت مراکز داده و سیاست‌های پشتیبان‌گیری که ارائه‌دهنده به کار می‌برد حیاتی است. در مجموع، حسابداری ابری مزایای زیادی در دسترس‌پذیری و پایداری دارد، اما وابستگی به سرویس‌دهنده و نیاز به اعتماد کامل به ساختار امنیتی او را نیز باید در نظر گرفت.
سوالات متداول
نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر وب چیست و چه تفاوتی با نرم‌افزارهای سنتی دارد؟
نرم‌افزارهای حسابداری مالی مبتنی بر وب برنامه‌هایی هستند که به‌جای نصب روی رایانه‌های محل کار، روی سرورهای اینترنتی اجرا می‌شوند و کاربران از طریق مرورگر یا اپلیکیشن موبایل به آنها دسترسی دارند. تفاوت اصلی آنها با نرم‌افزارهای دسکتاپ در این است که داده‌ها در پایگاه‌داده‌ی مرکزی و امنی در ابر ذخیره می‌شود و امکان دسترسی از هر مکان و زمان وجود دارد. این مدل مزایایی نظیر به‌روزرسانی خودکار، مقیاس‌پذیری و همکاری آسان را به همراه دارد. با این حال، مسئولیت تأمین و پایش امنیت داده‌ها بر عهده ارائه‌دهنده سرویس ابری است، در حالی که در نسخه‌های محلی عموماً شرکت خود مدیر به‌روزرسانی و بکاپ‌گیری را انجام می‌دهد.
چگونه می‌توان امنیت اطلاعات در یک نرم‌افزار حسابداری تحت وب را افزایش داد؟
برای ارتقای امنیت اطلاعات در نرم‌افزار حسابداری مالی باید چند لایه تدابیر را به‌کار برد. ابتدا احراز هویت چندعاملی (MFA) را فعال کنید تا افراد فقط با گذراندن مراحل ایمنی (مثل دریافت کد پیامکی یا بیومتریک) وارد سیستم شوند. سپس با بهره‌گیری از کنترل‌های دسترسی مبتنی بر نقش، هر کاربر را تنها به بخش‌های مورد نیاز دسترسی دهید. همچنین اطمینان حاصل کنید که تمام داده‌ها با رمزنگاری پیشرفته انتقال و ذخیره می‌شوند، و پشتیبان‌گیری خودکار داده‌ها به صورت منظم انجام می‌شود تا امکان بازیابی سریع فراهم باشد. آموزش کارکنان (مانند شناسایی ایمیل‌های فیشینگ) نیز از موارد مهم است. در کنار موارد فنی فوق، لازم است به استانداردها و گواهینامه‌های امنیتی توجه شود و به‌طور منظم تست نفوذ یا ممیزی‌های امنیتی انجام گیرد.
چه ویژگی‌هایی در یک نرم‌افزار حسابداری امن باید وجود داشته باشد؟
نرم‌افزار حسابداری امن باید حداقل موارد زیر را داشته باشد: احراز هویت چندمرحله‌ای برای ورود کاربران، کنترل دقیق سطوح دسترسی داخلی، رمزنگاری داده‌ها (AES-256 یا بالاتر)، پشتیبان‌گیری خودکار مکرر از داده‌ها و قابلیت بازیابی آنها، ثبت کامل لاگ‌های دسترسی و تغییرات، و سیستم دفاعی (فایروال و تشخیص نفوذ) در زیرساخت. علاوه بر این، بهتر است ارائه‌دهنده نرم‌افزار دارای استانداردهای بین‌المللی امنیت (مثل ISO 27001 یا SOC2) باشد تا اطمینان حاصل شود که ساختار امنیتی به‌خوبی طراحی شده است. رعایت تمامی این موارد باعث می‌شود احتمال نفوذ به داده‌های مالی به حداقل برسد.
حسابداری ابری چه مزایا و معایبی نسبت به سیستم‌های محلی دارد؟
مزیت اصلی حسابداری ابری، دسترسی همیشه و همه‌جانبه است: کاربران می‌توانند از هر دستگاه و هر نقطه جغرافیایی به سیستم متصل شوند. همچنین به‌روزرسانی نرم‌افزار و پشتیبان‌گیری به‌صورت خودکار انجام می‌شود. از منظر امنیت، داده‌ها به جای ذخیره در یک کامپیوتر، روی سرورهای ایمن نگهداری شده و در برابر خرابی سخت‌افزار یا حوادث طبیعی مقاوم هستند. در مقابل، معایب آن عبارتند از: وابستگی به اتصال اینترنت پایدار، نیاز به اعتماد کامل به امنیت ارائه‌دهنده ابری، و احتمال محدودیت‌های قوانین حریم خصوصی در سطح بین‌المللی. در مجموع، با انتخاب سرویس‌دهنده معتبر و بررسی دوره‌ای معیارهای امنیتی، می‌توان از مزایای حسابداری ابری بهره برد و خطرات آن را مدیریت کرد.
چه استانداردها و قوانین امنیتی در این نرم‌افزارها باید رعایت شوند؟
نرم‌افزارهای حسابداری مبتنی بر وب باید با استانداردهای شناخته‌شده امنیت اطلاعات سازگار باشند. به‌عنوان نمونه، معمولا ارائه‌دهندگان پیشرو مطابق با ISO/IEC 27001 (مدیریت امنیت اطلاعات) و SOC2 فعالیت می‌کنند تا نشان دهند ساختارهای حفاظتی آنها استاندارد است. همچنین بسته به منطقه، قوانین حفاظت از داده‌ها مانند GDPR (در اروپا) یا قوانین ملی مشابه باید رعایت شود. رعایت این استانداردها به مشتریان اطمینان می‌دهد که حقوق حریم خصوصی آنها حفظ می‌شود و در صورت بروز رخدادهای امنیتی، سازمان مجری پاسخگو خواهد بود
