توسط : حساب های پرداختنی بخش مهمی از اکوسیستم مالی کسب و کار شما است. چرا؟ زیرا اساساً، پرداخت قبوض است – پولی که از حساب شما خارج می شود تا از خدمات یا محصولاتی که از تأمین کنندگان مربوطه خریداری کرده اید مراقبت کنید. با نرم افزار حسابداری فروشگاهی دشت همکاران سیستم به راحتی تمامی کسب و کار ها میتوانند بسته به نوع شغل خود و دریافت لایسنس حسابداری حساب های پرداختنی خود را انجام دهند. پس منطقی است که انجام منظم فرآیندهای حسابرسی حساب های پرداختنی بخشی ضروری از ساختار عملیاتی یک بخش حسابداری است.
بیایید در اینجا در مورد اهمیت حسابرسی حساب های پرداختنی صحبت کنیم و اینکه چرا اینقدر مهم است که چشم به آنچه می پردازید و چه کسی می پردازید – اساساً، کجا پول شما می رود.
حسابرسی حساب های پرداختنی چیست؟
حسابرسی حساب های پرداختنی اساساً بررسی دقیق اطلاعات مالی ثبت شده در سوابق حساب های پرداختنی یک کسب و کار است. بنابراین، هر چیزی که به تامین‌کنندگان، ارائه‌دهندگان خدمات و صاحبخانه‌ها پرداخت می‌شود – به‌طور دقیق، بررسی پولی است که برای صورت‌حساب‌های ماهانه پرداخت می‌شود.
چرا انجام حسابرسی صحیح در دفاتر حساب های پرداختنی مهم است؟
- برای جستجوی بدهی های ثبت نشده
- برای کاهش پرداخت های تقلبی
- برای احراز هویت پرداخت ها در برابر قبض ها و فاکتورها
هدف از حسابرسی حساب های پرداختنی
بنابراین، چرا حسابرسی و به ویژه برای فرآیند حساب های پرداختنی؟ یک سیستم حسابرسی منظم حساب های پرداختنی به شما امکان می دهد موارد زیر را بیابید:
- پرداخت های تکراری
- هزینه های اضافی
- اعتبارات بی ادعا
- تخفیفات نادیده گرفته شده
- قراردادهای فروشنده تقلبی
- چک های نقد نشده
- پرداخت ها نادیده گرفته شده است
- پرداخت های معوق
نحوه حسابرسی حساب های پرداختنی
در اینجا یک مرور مختصر از چرخه عمر حسابرسی پرداختنی آورده شده است:
1- برنامه ریزی
پس از اطلاع از الزامات حسابرسی حساب های پرداختنی، کسب و کار پارامترهای فرآیند را با یک شرکت حسابرسی شخص ثالث مشخص و برنامه ریزی می کند.
2- معاینه
تیم حسابرسی سوابق حساب های پرداختنی کسب و کار را بررسی می کند و تجزیه و تحلیل دقیقی را در قالب گزارش ایجاد می کند. بسته به اندازه کسب و کار ممکن است چند هفته طول بکشد.
3- گزارش دهی
بر اساس یافته‌های تجزیه و تحلیل، گزارش حسابرسی حساب‌های پرداختنی ایجاد می‌شود که نکات مربوطه را در این فرآیند خلاصه و جزئی می‌کند، با بازخورد و دستورالعمل‌ها. اینجاست که هر گونه نگرانی فوری برجسته می شود.
4- مرور کنید
پس از تهیه و ارسال گزارش، بررسی ها و پیگیری ها انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که به همه مسائل و نگرانی ها رسیدگی شده است و نتایج رضایت بخش است.
مزایای اتوماسیون حسابرسی پرداختنی
حسابرسی حساب‌های پرداختنی می‌تواند یک سنت درگیر باشد، اما برای ردیابی صحیح سوابق پرداخت یک کسب‌وکار از اهمیت کمتری برخوردار نیست. برای حل مشکل زمان‌بر، استرس‌زا و اجتناب‌ناپذیر بودن ممیزی، اگر یک راه‌حل نرم‌افزار اتوماسیون حسابرسی پرداختنی شایسته پیاده‌سازی شود، می‌توان فرآیند را کاملاً خودکار کرد. خودکار کردن فرآیند نه تنها باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود، بلکه فرآیند را با از بین بردن نیاز به مشارکت انسانی ساده می کند و متخصصان مالی شما را آزاد می کند تا بتوانند کارهای خلاقانه و استراتژیک تری را انجام دهند.
نرم افزار حسابداری فروشگاهی دشت همکاران سیستم شرکت آریا تراز فرداد در حسابداری خودکار این سادگی را فراهم می کند و علاوه بر این، با وصل شدن آن به برنامه ریز منابع سازمانی موجود (ERP)، از این مزایا برای کسب و کار خود بهره مند می شوید:
- ورود دستی پرهزینه داده را حذف می کند و دقت را بهبود می بخشد
- انطباق در هر مرحله از حسابرسی را تضمین می کند
- فرآیندهای حسابرسی حساب های پرداختنی را تسریع می کند
- به تیم مالی شما امکان مشاهده صورت‌حساب‌ها و فاکتورها را در زمان واقعی می‌دهد
- ادغام با ERP به معنای داده های بهتر است
چرا حسابرسی حساب های پرداختنی مهم است
مزایای انجام حسابرسی منظم حساب های پرداختنی بسیار زیاد است و می تواند به طور قابل توجهی بر سلامت مالی شرکت تأثیر بگذارد. برخی از مزایای کلیدی ممیزی عبارتند از:
کاهش خطر تقلب
کنترل‌های داخلی رویه‌های عملیاتی استانداردی هستند که به کاهش خطر خطای انسانی، کاهش تقلب و جلوگیری از پرداخت‌های نادرست کمک می‌کنند. بدون این کنترل‌ها و نظارت‌های حیاتی، فرآیندهای حساب‌های پرداختنی میتوانند در برابر کلاهبرداری یا اختلاس آسیب‌پذیر باشند. ممیزی ها این نادرستی ها را کشف و اصلاح می کنند.
کاهش ریسک پرداخت های تکراری
خطر پرداخت های تکراری یک نگرانی جدی در حساب های پرداختنی است. این اشتباهات می توانند زمانی ایجاد شوند که گردش کار حساب های پرداختنی به اندازه کافی قابل مشاهده نباشد . ممیزی ها به عنوان حفاظ ضروری، شناسایی و تصحیح نادرستی ها برای جلوگیری از تخلیه غیرضروری منابع مالی و حفظ یکپارچگی مالی سازمان عمل می کنند.
ایجاد اعتماد در فرآیندهای کسب و کار
داشتن یک فرآیند حساب های پرداختنی قابل اعتماد و کارآمد برای شهرت و اعتبار یک شرکت حیاتی است. به کسب و کار شما مشروعیت می بخشد، نشان می دهد که کنترل هایی برای کاهش تقلب و خطا دارید و به سهامداران اطمینان می دهد که صورت های مالی شما قابل اعتماد هستند. اعتماد به فرآیندهای تجاری برای جذب سرمایه گذاری و حفظ شهرت مثبت در بازار ضروری است.
چه چیزی را در حساب های پرداختنی حسابرسی می کنید؟
فرآیند حسابرسی جامع و مفصل است و شامل مجموعه‌ای از مراحل است که هدف آن اعتبارسنجی و بهبود عملکرد حساب‌های پرداختنی در هر یک از حوزه‌های زیر است:
کامل بودن
هنگام حسابرسی حساب های پرداختنی، حسابرسان باید اطمینان حاصل کنند که همه چیزهایی که باید وجود داشته باشد واقعاً وجود دارد. این شامل تأیید این است که تمام صورتحساب ها و پرداخت ها به طور دقیق ثبت شده اند و هیچ تراکنشی در سوابق وجود ندارد.
انطباق
حتی اگر هر معامله وجود داشته باشد، حسابرسان باید بررسی کنند که آیا هر معامله دقیق است یا خیر. این شامل بررسی دقیق فاکتورها، پرداخت‌ها و اسناد پشتیبان برای اطمینان از مطابقت آنها با سیاست‌های داخلی و مقررات خارجی است.
دقت
حسابرسان صحت اطلاعات فروشنده، فاکتورها و جزئیات پرداخت را بررسی می کنند. آنها اطمینان حاصل می کنند که پرداخت ها به فروشندگان صحیح انجام می شود، فاکتورها قانونی هستند و کدگذاری دقیق است. حسابرسان حتی ممکن است برای بررسی صحت فاکتورها و تأیید دقیق و به موقع بودن پرداخت ها با فروشندگان تماس بگیرند.
آماده شدن برای حسابرسی حساب های پرداختنی
آماده شدن برای حسابرسی حساب های پرداختنی برای اطمینان از یک فرآیند روان و موثر ضروری است. در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای آماده شدن انجام دهید:
با تیم خود ارتباط برقرار کنید
مطمئن شوید که تیم حساب های پرداختنی شما می داند که حسابرسی در راه است. ارتباط موثر کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه برای این فرآیند آماده هستند و نقش ها و مسئولیت های خود را می دانند.
فرآیندهای خود را بشناسید
درک فرآیندهای حساب های پرداختنی سازمان شما بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که رویه های مستند را به طور مداوم در طول سال دنبال می کنید.
سوابق را به روز نگه دارید
سوابق به روز را در طول سال حفظ کنید. این نه تنها حسابرسی را ساده می کند، بلکه به اطمینان از صحت سوابق مالی و کارایی فرآیندهای پرداختنی شما نیز کمک می کند.
دسترسی به اطلاعات را فراهم کنید
حسابرسان نیاز به دسترسی به طیف گسترده ای از اطلاعات، از جمله فاکتورها، سوابق پرداخت، قراردادهای فروشنده و گزارش های ارتباطی دارند. وجود روش یا سیستمی برای ارائه کارآمد این اطلاعات، فرآیند حسابرسی را تسریع می کند.
از انطباق اطمینان حاصل کنید
اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای حساب های پرداختنی شما مطابق با سیاست های داخلی و مقررات خارجی است. انجام بررسی ها و بررسی های داخلی برای شناسایی و اصلاح مسائل مربوط به انطباق قبل از حسابرسی.
چگونه حساب های پرداختنی را حسابرسی می کنید؟
حسابرسی حساب های پرداختنی شامل یک سری مراحل حیاتی برای اطمینان از دقیق، شفاف بودن و مطابقت فرآیندهای مالی است. اگر حساب های پرداختنی به طور دقیق محاسبه نشود، می تواند برای کسب و کار چالش هایی ایجاد کند.
مراحل کلیدی حسابرسی حساب های پرداختنی باید شامل موارد زیر باشد:
برنامه ریزی کلی
قبل از ورود به حسابرسی، برنامه ریزی دقیق ضروری است. درک فرآیند حساب های پرداختنی، اسناد مرتبط، و معیارهای تایید، اساس یک حسابرسی موفق است. مرحله برنامه‌ریزی به حسابرسان کمک می‌کند تا خطری را که ممکن است چیزی در موجودی نامناسب یا متقلبانه باشد شناسایی کنند. این مرحله بسیار مهم است زیرا زمینه را برای کل ممیزی فراهم می کند.
تست کردن
در این مرحله حسابرسان به طور فعال در فرآیند حسابرسی شرکت می کنند. آنها تراکنش ها را انجام می دهند، لیست کامل صورتحساب ها را درخواست می کنند و فاکتورها و پرداخت ها را بررسی می کنند. این مرحله آزمایش جامع برای اطمینان از صحت و مشروعیت هر معامله طراحی شده است. این به شناسایی ناهنجاری ها، خطاها یا فعالیت های تقلبی کمک می کند.
اطمینان از قانونی بودن فاکتورها
یکی از جنبه های حیاتی مرحله آزمایش، تأیید مشروعیت فاکتورها است. حسابرسان میتوانند مستقیماً با فروشندگان تماس بگیرند تا صحت فاکتورها را تأیید کنند و اطمینان حاصل کنند که پرداخت‌ها به نهادهای قانونی انجام می‌شود. این یک گام اساسی در جلوگیری از تقلب و حفظ دقت مالی است.
ارزیابی ریسک
ارزیابی ریسک یک فرآیند مداوم در طول حسابرسی است. این شامل ارزیابی ریسک مرتبط با اطلاعات فروشنده، فاکتورها و سایر اسناد است. حسابرسان احتمال خطاها، نادرستی ها یا فعالیت های متقلبانه را ارزیابی می کنند و اقداماتی را برای کاهش این خطرات انجام می دهند.
آینده حسابرسی حساب های پرداختنی
آینده حسابرسی حساب های پرداختنی در فناوری نهفته است. قوانین همچنان تغییر خواهند کرد و انتظارات همچنان در حال افزایش خواهند بود. هرچه صنایع و شرکت‌های بیشتری از اتوماسیون استفاده کنند، انتظار دولت‌ها بیشتر خواهد شد.
این مهم است که اکنون با ابزارهای مناسب مورد نیاز برای آماده سازی سوار شوید. با داشتن یک بخش قوی حسابرسی حساب های پرداختنی و نرم افزار مناسب، دیگر نیازی به ترس از رویه های حسابداری وجود ندارد.
