توسط : امروزه بسیاری از افراد برای مدیریت بهتر زمان و کارهایشان به سراغ اپلیکیشن های افزایش بهره وری می‌روند. ایده داشتن یک ابزار جامع که همه چیز را یکجا مدیریت کند، جذاب به نظر می‌رسد. اما واقعیت این است که اکثر این اپلیکیشن های افزایش بهره وری همه‌کاره در عمل ناکارآمد هستند.
۱. اپلیکیشن های افزایش بهره وری همه‌کاره اغلب بیش از حد سنگین می‌شوند
یکی از مشکلات اصلی این دسته از اپلیکیشن های افزایش بهره وری این است که امکانات زیادی را در خود جای می‌دهند: از تقویم و لیست وظایف گرفته تا یادداشت‌برداری و مدیریت پروژه. اما همین تنوع باعث شلوغی رابط کاربری می‌شود. داشبوردها گیج‌کننده‌اند و پیمایش در اپلیکیشن سخت‌تر از چیزی است که باید باشد.
حتی نسخه‌های موبایل این اپلیکیشن‌ها هم اغلب تجربه کاربری خوبی ندارند و در نتیجه اگر بخواهید در حال حرکت کارتان را مدیریت کنید، معمولاً ناامید می‌شوید.
۲. ویژگی‌های زیاد اپلیکیشن های افزایش بهره وری می‌تواند شما را خسته کند
یکی از باورهای غلط درباره بهره‌وری این است که هرچه امکانات بیشتر باشد، نتیجه بهتر است. در عمل، اپلیکیشن های افزایش بهره وری همه‌کاره با انبوهی از قابلیت‌های اضافی، باعث سردرگمی و در نهایت فرسودگی ذهنی می‌شوند.
به‌عنوان مثال، بسیاری از کاربران Notion یا ابزارهایی مثل Spike همین حس را تجربه کرده‌اند: در ابتدا همه‌چیز جذاب به نظر می‌رسد، اما خیلی زود کاربر احساس می‌کند باید همه قالب‌ها و امکانات را امتحان کند. این یعنی زمان زیادی برای تنظیمات از دست می‌رود و کار واقعی انجام نمی‌شود.
۳. برخی از اپلیکیشن های افزایش بهره وری قابل اعتماد نیستند
تجربه نشان داده بسیاری از اپلیکیشن های افزایش بهره وری جدید طول عمر زیادی ندارند. وقتی ابزاری تازه وارد بازار می‌شود و پشتوانه مالی پایداری ندارد، ممکن است خیلی زود متوقف شود یا آپدیت نشود. این یعنی اطلاعات و زمان شما در خطر از دست رفتن است.
همچنین این نوع اپلیکیشن‌ها گاهی باگ‌های زیادی دارند؛ مثل همگام‌سازی نشدن اطلاعات یا کرش کردن‌های مکرر. مشکل دیگری که من تجربه کرده‌ام، خروج خودکار از حساب کاربری است که وقت برنامه‌ریزی را هدر می‌دهد.
۴. اپلیکیشن های افزایش بهره وری پیچیده شما را درگیر «سیستم بی‌نقص» می‌کنند
یکی دیگر از دردسرهای اپلیکیشن های افزایش بهره وری جامع این است که کاربر را وسوسه می‌کنند همه‌چیز را زیبا و بی‌نقص بچیند: نمودار گانت، تخته کانبان، رنگ‌بندی و… اما در نهایت همین تلاش برای ساخت سیستم ایده‌آل انرژی زیادی می‌گیرد و گاهی باعث می‌شود اصل کار به تعویق بیفتد.
۵. جایگزین‌های ساده بهتر جواب می‌دهند
حقیقت این است که برای افزایش بهره‌وری، نیازی به یک ابزار همه‌کاره ندارید. خیلی وقت‌ها چند اپلیکیشن افزایش بهره وری ساده یا حتی یک دفتر یادداشت کاغذی کافی است.
به‌عنوان مثال:
-
Todoist یا Things 3 برای مدیریت وظایف
-
Google Calendar برای زمان‌بندی
-
Google Keep یا Apple Notes برای یادداشت‌برداری
-
Asana برای پروژه‌های تیمی
نتیجه گیری
در نهایت ساده‌سازی سیستم بهره‌وری، بهترین استراتژی است. با ابزارهای ساده، تمرکز بیشتر می‌شود و در بلندمدت نتیجه بهتری خواهید گرفت.
